Kläre eine Lieferantenrechnung, die nicht zur Lieferung passt

Betrieb und Einkauf

Beispiel wird vorbereitet…

Transkript des inszenierten Beispiels

Alpines Rechnung scheint höher als der Wareneingang. Prüfe sie und bereite die Rückfrage vor, aber ändere die Buchhaltung nicht.

Ich gleiche Bestellung, Wareneingang und Lieferantenrechnung positionsweise ab.

SAP: PO-812 / GR-990 · empfangene Mengen
DATEV: Alpine · Rechnung AP-3381
Outlook: Alpine · Bestätigung der Fehlmenge
Excel: AP3381-line-reconciliation.xlsx

Bestellt waren 120 Halterungen zu je 18 €. Der Wareneingang weist 100 aus; Alpine hat die Fehlmenge von 20 per E-Mail bestätigt. Berechnet wurden alle 120. Damit sind 360 € vor Steuern zu klären; die Frachtposition entspricht der Vereinbarung.

Welche Lösung soll der Lieferant bestätigen?

Beispielauswahl: Die 20 nicht gelieferten Einheiten gutschreiben

Frage diese Lösung an: Bitte bestätigen Sie eine Gutschrift für die 20 nicht gelieferten Halterungen (360 € vor Steuern) mit Bezug auf Rechnung AP-3381.

Prüfe die E-Mail zur Lieferantenabweichung

An: accounts@alpinecomponents.example
Betreff: AP-3381 / PO-812 · 20 Halterungen nicht erhalten

Guten Tag, Rechnung AP-3381 berechnet 120 Halterungen zu je 18 €. Wareneingang GR-990 weist 100 aus; Ihre Liefer-E-Mail bestätigte, dass die übrigen 20 fehlten. Bitte bestätigen Sie eine Gutschrift für die 20 nicht gelieferten Halterungen (360 € vor Steuern) mit Bezug auf Rechnung AP-3381. Die Differenz von 360 € versteht sich vor Steuern. Die vereinbarte Frachtposition ist nicht strittig. Bitte beziehen Sie sich in Ihrer Antwort auf PO-812 und GR-990. Wir haben weder die Rechnung geändert noch eine Gutschrift in unserer Buchhaltung gebucht.

Ich sende die belegte Rückfrage ohne Buchhaltungskorrektur oder Zahlungsentscheidung.

Outlook: Alpine · Abweichung AP-3381

Die Lieferantenrückfrage wurde gesendet. Sie benennt Position, Menge und gewünschte Lösung genau.

Die Steuerberatung kann die Lieferantenantwort vor Änderungen an Buchung oder Zahlungsbehandlung prüfen. Die Frachtposition bleibt außerhalb dieses Streitfalls.